Hoe werkt een rekening-courant tussen bv en directeur? Kort gezegd is het een lopende rekening waarop kleine bedragen worden geboekt die de bv en de directeur-grootaandeelhouder, vaak dga genoemd, over en weer aan elkaar verschuldigd zijn. Het lijkt op een tijdelijke tussenstand, maar kan fiscale en juridische gevolgen hebben als het saldo oploopt of lang blijft staan.
Wat is een rekening-courant tussen bv en directeur?
Een rekening-courant is geen gewone betaalrekening bij de bank. Het is een administratieve verhouding tussen twee partijen: de bv en de directeur in privé. De bv kan bijvoorbeeld een privé-uitgave voorschieten. Andersom kan de directeur tijdelijk geld in de bv laten zitten of een zakelijke rekening privé aanvullen.
In de boekhouding ontstaat dan een saldo. Staat de rekening-courant “debet” vanuit de bv gezien, dan heeft de directeur een schuld aan de bv. Staat deze “credit”, dan heeft de directeur juist geld tegoed van de bv.
Voor kleine, wisselende bedragen is dit praktisch. Denk aan een lunch die per ongeluk met de verkeerde pas is betaald, een voorschot voor reiskosten of een privébetaling namens de bv. De rekening-courant voorkomt dat voor elk klein bedrag direct een aparte lening, dividenduitkering of salarisbetaling nodig is.
Toch is het belangrijk om de rekening-courant niet te zien als een onbeperkte geldlade. Zodra bedragen groot worden of structureel blijven openstaan, kijkt de Belastingdienst kritischer mee.
Hoe werkt een rekening-courant tussen bv en directeur?
In de praktijk worden bij- en afschrijvingen tussen de bv en de directeur geboekt op één grootboekrekening. De boekhouder of accountant houdt bij wie op elk moment geld van wie tegoed heeft. Aan het einde van het jaar staat er een saldo op de balans van de bv.
Een eenvoudig voorbeeld: de bv betaalt een privéverzekering van € 600 voor de directeur. Dan wordt dat bedrag geboekt als vordering op de directeur. De directeur betaalt later € 600 terug aan de bv. Daarna is het saldo weer nul.
Het kan ook andersom. De directeur betaalt een zakelijke factuur van € 400 vanaf zijn privérekening. Dan heeft de directeur € 400 tegoed van de bv. Als de bv dit terugbetaalt, verdwijnt het saldo weer.
Belangrijke kenmerken zijn:
- Het gaat meestal om wisselende bedragen gedurende het jaar.
- De rekening-courant is bedoeld voor korte termijn, niet voor langdurige financiering.
- Het saldo moet duidelijk blijken uit de administratie.
- Bij hogere bedragen zijn zakelijke afspraken en rente belangrijk.
Een rekening-courant werkt dus vooral goed als praktisch hulpmiddel voor tijdelijke verrekeningen. Wordt het saldo een vaste schuld, dan lijkt het meer op een lening.
Wanneer is rente nodig en wat is zakelijk?
Bij een rekening-courant tussen bv en directeur speelt rente een grote rol. De bv en de directeur zijn namelijk geen volledig onafhankelijke partijen. De directeur heeft vaak invloed op beide kanten van de afspraak. Daarom moet de verhouding zakelijk blijven.
Kleine saldi en praktische verwerking
Bij kleine, kortlopende saldi wordt in de praktijk vaak eenvoudiger omgegaan met rente. Als bedragen snel worden verrekend en het saldo beperkt blijft, is het administratieve belang meestal kleiner. Toch moet de boekhouding wel laten zien wat er is gebeurd.
Veel ondernemers letten hierbij op zaken zoals:
- Blijft het saldo gedurende het jaar beperkt?
- Worden privé-uitgaven snel terugbetaald?
- Is duidelijk waarom een bedrag op de rekening-courant staat?
- Zijn er geen structurele privé-opnamen zonder aflossing?
Als het saldo regelmatig oploopt, is alleen een boekingsregel vaak niet genoeg. Dan is het verstandig om de verhouding zakelijker vast te leggen.
Hogere saldi en zakelijke rente
Bij hogere bedragen verwacht de Belastingdienst doorgaans dat er een zakelijke rente wordt berekend. Zakelijk betekent: vergelijkbaar met wat onafhankelijke partijen onder vergelijkbare omstandigheden zouden afspreken. Daarbij spelen onder meer risico, looptijd, zekerheden en aflossingsmogelijkheden mee.
Stel dat de directeur langdurig € 80.000 aan de bv verschuldigd is. Dan lijkt dit niet meer op een toevallige correctie, maar op een lening. In zo’n situatie zijn schriftelijke afspraken logisch. Denk aan rente, aflossing, looptijd en wat er gebeurt als niet wordt betaald.
Wordt geen of te weinig rente berekend, dan kan de Belastingdienst dit corrigeren. Een voordeel voor de directeur kan bijvoorbeeld worden gezien als loon of dividend, afhankelijk van de omstandigheden.
Fiscale aandachtspunten voor de directeur en de bv
Een rekening-courant raakt zowel de vennootschapsbelasting van de bv als de inkomstenbelasting van de directeur. De juiste behandeling hangt af van de feiten. Daarom is het belangrijk om de rekening niet alleen boekhoudkundig, maar ook fiscaal te beoordelen.
Als de directeur geld leent van de bv, heeft de bv een vordering. De rente die de bv ontvangt, kan belast zijn in de bv. Voor de directeur is de fiscale behandeling afhankelijk van het doel van de schuld en de persoonlijke situatie.
Daarnaast bestaat in Nederland de regeling voor excessief lenen bij de eigen vennootschap. Schulden van de directeur-grootaandeelhouder en bepaalde verbonden personen aan de eigen bv kunnen boven een wettelijke grens gevolgen hebben in box 2. Eigenwoningschulden kunnen onder voorwaarden anders worden behandeld. De exacte uitwerking hangt af van het jaar, de schuldsoort en de vastlegging.
Een ander aandachtspunt is verkapt dividend. Als de directeur geld opneemt zonder realistische terugbetaling, kan de Belastingdienst stellen dat er feitelijk winst is uitgekeerd. Dan kan belastingheffing volgen alsof dividend is ontvangen.
Ook loon kan aan de orde komen. Als de bv privévoordelen verstrekt die verband houden met de werkzaamheden van de directeur, kan een correctie via de loonheffingen spelen. De kwalificatie is dus belangrijk: is het een lening, loon, dividend of terugbetaling van kosten?
Goede afspraken en administratie voorkomen problemen
Een heldere administratie maakt het verschil. De rekening-courant moet niet alleen bestaan als eindbedrag op de balans, maar ook verklaarbaar zijn. Elke boeking hoort een duidelijke reden te hebben.
Praktische documenten en gegevens zijn bijvoorbeeld:
- Omschrijvingen van privébetalingen en zakelijke betalingen.
- Bonnen, facturen of bankafschriften die bij de boekingen horen.
- Een overzicht van het saldo gedurende het jaar.
- Een schriftelijke overeenkomst bij grotere of langdurige bedragen.
- Afspraken over rente, aflossing en eventuele zekerheden.
Het helpt om privé en zakelijk zoveel mogelijk gescheiden te houden. Gebruik bij voorkeur de zakelijke rekening voor zakelijke uitgaven en de privérekening voor privé-uitgaven. Fouten kunnen gebeuren, maar structureel mengen maakt de administratie kwetsbaar.
Aan het einde van het boekjaar is het verstandig om het saldo te beoordelen. Is het logisch? Is het tijdelijk? Kan het worden terugbetaald? Of moet het worden omgezet in een formele lening, salarisbetaling of dividenduitkering? Die beoordeling voorkomt dat een praktische rekening-courant ongemerkt een fiscaal risico wordt.
Veelgemaakte fouten bij rekening-courant
Een veelvoorkomende fout is dat de directeur privé-opnamen blijft doen zonder duidelijk plan voor terugbetaling. De rekening-courant groeit dan elk jaar verder. Op papier is er een vordering van de bv, maar in werkelijkheid is terugbetaling onzeker.
Een andere fout is het ontbreken van rente bij grote saldi. Als een onafhankelijke geldverstrekker rente zou vragen, ligt het voor de hand dat de bv dat ook doet. Zonder zakelijke rente kan discussie ontstaan.
Ook worden privé-uitgaven soms onduidelijk geboekt. Een betaling aan een winkel, verzekeraar of vakantieadres zegt op zichzelf weinig. De omschrijving moet duidelijk maken of het gaat om privé, zakelijk of een verrekening.
Tot slot wordt de rekening-courant soms pas bekeken bij het opstellen van de jaarrekening. Dan kunnen problemen al maanden bestaan. Regelmatig controleren is eenvoudiger dan achteraf herstellen.
Veelgestelde vragen
Is een rekening-courant hetzelfde als een lening?
Niet altijd. Een rekening-courant is meestal bedoeld voor wisselende, kortlopende verrekeningen. Als het saldo hoog wordt of lang openstaat, lijkt het steeds meer op een lening. Dan passen schriftelijke afspraken, rente en een aflossingsschema beter bij de werkelijkheid.
Mag een directeur zomaar geld opnemen uit de bv?
Een directeur kan niet onbeperkt geld opnemen zonder gevolgen. Elke opname moet worden verwerkt als bijvoorbeeld rekening-courant, loon, dividend of lening. Welke behandeling juist is, hangt af van de bedoeling, de afspraken en de mogelijkheid om terug te betalen.
Wat gebeurt er als de rekening-courant te hoog wordt?
Een hoog saldo kan fiscale aandacht trekken. De Belastingdienst kan beoordelen of nog sprake is van een echte schuld. Ook kunnen rente, dividendheffing, loonheffingen of regels rond excessief lenen relevant worden, afhankelijk van de feiten en bedragen.
Moet er altijd een overeenkomst worden opgesteld?
Bij kleine, kortlopende saldi is een uitgebreide overeenkomst niet altijd gebruikelijk. Bij grotere bedragen, langere looptijden of structurele schulden is schriftelijke vastlegging wel belangrijk. Daarmee wordt duidelijk dat de afspraken zakelijk zijn en serieus worden nageleefd.
Kan de bv een schuld aan de directeur hebben?
Ja, dat kan. Als de directeur privé kosten voor de bv betaalt of geld beschikbaar stelt, ontstaat een schuld van de bv aan de directeur. Ook dan hoort de administratie duidelijk te zijn en kan rente relevant worden bij grotere of langdurige bedragen.
