Het brutosalaris laat maar een deel van de kosten zien. De echte kostprijs medewerker bestaat ook uit werkgeverslasten, vakantiegeld, pensioenbijdragen en andere vaste lasten.
Voor een betrouwbaar beeld neem je bovendien betaalde, niet-gewerkte uren mee. Denk aan vakantiedagen, feestdagen, verlof en ziekteverzuim. Ook opleidingskosten en overige personeelskosten kunnen de totale werkgeverskosten verhogen.
Bij personeelskosten berekenen maak je onderscheid tussen directe en indirecte kosten. Bereken de loonkosten per medewerker daarom bij voorkeur per jaar en deel dit bedrag daarna door het aantal productieve uren.
De uitkomst verschilt per arbeidsovereenkomst, salaris, cao en sector. Ook het Nederlandse fiscale en sociale stelsel speelt een rol. Zo krijg je een realistischer beeld van wat een medewerker jouw organisatie werkelijk kost.
Wat valt onder de kostprijs medewerker?
De kostprijs van een medewerker bestaat uit meer dan het bedrag op de loonstrook. Je kijkt naar het vaste salaris, variabele beloningen en alle kosten die je als werkgever draagt. Zo ontstaat een realistisch beeld van de totale personeelskosten.
Brutosalaris en looncomponenten
Het bruto salaris medewerker vormt meestal de basis van je berekening. Je telt vaste en variabele looncomponenten bij elkaar op. Denk aan een dertiende maand, bonussen, provisies, toeslagen en overwerkvergoedingen.
Structurele vergoedingen horen eveneens bij de berekening. Voorbeelden zijn een vaste thuiswerkvergoeding of een vergoeding voor bereikbaarheidsdiensten. Controleer per medewerker welke bedragen werkelijk worden uitgekeerd.
Werkgeverslasten en sociale premies
Naast het brutoloon betaal je werkgeverslasten. Daaronder vallen premies voor werknemersverzekeringen, zoals de WW, WIA en ZW. De hoogte hangt af van het loon, de sector en de situatie van je organisatie.
De sociale premies werkgever vormen een belangrijk deel van deze lasten. Je houdt ook rekening met de inkomensafhankelijke bijdrage voor de Zorgverzekeringswet. Andere verplichte lasten kunnen per jaar of cao verschillen.
Vakantiegeld, pensioen en andere vaste kosten
Bij vakantiegeld berekenen gebruik je minimaal 8 procent van het brutoloon. Sommige cao’s of arbeidsovereenkomsten bepalen een hoger percentage. Neem het bedrag mee in de jaarlijkse kostprijs.
De pensioenbijdrage werkgever hangt af van het pensioenfonds en de gekozen regeling. Controleer welk deel je zelf betaalt en welk deel voor rekening van de medewerker komt. Leg deze bedragen vast per functie of arbeidscontract.
- leaseauto en brandstof;
- telefoon, laptop en software;
- reiskostenvergoeding;
- arbodienstverlening en preventie.
Deze vaste kosten kunnen per medewerker sterk verschillen. Controleer daarom de actuele premies, pensioenafspraken en cao-regels voordat je de kostprijs vastlegt.
Hoe bereken je de directe personeelskosten?
Je berekent de directe personeelskosten door alle jaarlijkse uitgaven voor één medewerker op te tellen. Het aantal uren waarin de medewerker echt werkt, bepaalt daarna de praktische uurkostprijs.
Van bruto maandsalaris naar jaarlijkse loonkosten
Start met het vaste bruto maandsalaris. Vermenigvuldig dit bedrag met twaalf. Tel het vakantiegeld, vaste looncomponenten, werkgeverslasten en pensioenbijdragen bij dit bedrag op.
- Bruto maandsalaris × 12
- Vakantiegeld en vaste toeslagen
- Werkgeverslasten en pensioenpremies
- Eventuele vaste vergoedingen
De uitkomst vormt de jaarlijkse loonkosten. Controleer deze berekening met je salarisadministratie. Premies en pensioenbijdragen kunnen per sector en contract verschillen.
De invloed van vakantiedagen en feestdagen
Niet alle betaalde uren zijn productief. Trek wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen, feestdagen, cursussen en gepland verlof af van het aantal beschikbare werkuren.
Neem bij de berekening het werkelijke aantal vakantiedagen per medewerker. Een vaste aanname geeft snel een vertekend beeld. Hetzelfde geldt voor ouderschapsverlof en bijzonder verlof.
Wil je productieve uren berekenen, start dan met de contracturen per jaar. Trek alle uren af waarin geen werk voor klanten of projecten wordt uitgevoerd. Zo ontstaat een realistischer beeld van de inzetbaarheid.
Rekening houden met ziekteverzuim en verlof
Ziekteverzuim verlaagt het aantal uren waarin een medewerker inzetbaar is. De ziekteverzuim kosten bestaan uit loondoorbetaling, vervanging en verloren productie. Verwerk deze uren in je berekening op basis van historische cijfers.
Een verzuimcoördinator helpt bij een betrouwbare registratie en begeleiding. Lees meer over de rol van een verzuimcoördinator bij verzuim en re-integratie.
Gebruik voor de uurkostprijs de totale jaarlijkse personeelskosten gedeeld door het aantal werkelijk productieve uren. Je krijgt zo een bedrag dat beter aansluit op de dagelijkse praktijk dan een berekening op basis van alleen betaalde uren.
Welke indirecte personeelskosten moet je meenemen?
Indirecte personeelskosten zijn uitgaven die je niet direct aan één klant, opdracht of product kunt koppelen. Denk aan personeelsadministratie, salarisverwerking, coaching en de inzet van leidinggevenden. Deze kosten horen wel bij het werkelijke bedrag dat je voor een medewerker betaalt.
Bij de start van een dienstverband ontstaan recruitmentkosten voor werving, selectie en gesprekken. Na indiensttreding volgen kosten voor introductie, begeleiding en inwerken. Neem deze uitgaven mee als je een realistisch beeld van de personeelskosten wilt krijgen.
Opleidingen, certificeringen en coaching dragen bij aan de ontwikkeling van medewerkers. De opleidingskosten kunnen bestaan uit cursusgeld, examenkosten en uren voor training. Afhankelijk van de functie kunnen bedrijfskleding, beroepsaansprakelijkheid en arbodienstverlening relevant zijn.
Een werkplek brengt vaste lasten met zich mee. De werkplek kosten medewerker bestaan bijvoorbeeld uit huur, energie, meubilair, computer, softwarelicenties, telefonie, internet en beveiliging. Facilitaire voorzieningen, zoals schoonmaak en koffie, vallen vaak binnen dezelfde berekening.
Zakelijke mobiliteit kan de kosten verder verhogen. Denk aan een leaseauto, reiskosten, parkeerkosten of een mobiliteitsbudget. Verwerk deze posten alleen wanneer ze bij de functie of arbeidsvoorwaarden horen.
Je kunt indirecte personeelskosten rechtstreeks per medewerker boeken. Een vaste opslag op de directe personeelskosten werkt goed wanneer exacte toerekening lastig is. Zo breng je de overheadkosten personeel op een vaste manier in beeld.
Leg je verdeelsleutel duidelijk vast. Je kunt uitgaan van het aantal medewerkers, gewerkte uren, werkplekken of directe loonkosten. Een vaste methode maakt de berekening controleerbaar en zorgt voor een goede vergelijking tussen functies.
Hoe bereken je de totale kostprijs per medewerker?
Voor de totale kostprijs medewerker tel je alle jaarlijkse kosten bij elkaar op. Neem het brutosalaris, vakantiegeld, bonussen en andere looncomponenten mee. Voeg daar werkgeverslasten, pensioenbijdragen, vaste vergoedingen, ziekteverzuim en indirecte personeelskosten aan toe.
De uitkomst geeft je een helder loonkosten inzicht. Deel de totale jaarlijkse personeelskosten door twaalf voor de gemiddelde maandkostprijs. Wil je de kostprijs per uur berekenen? Deel het jaarbedrag dan door het aantal productieve uren.
Een personeelskosten calculator kan helpen om de berekening snel uit te voeren. Controleer de uitkomst wel met je financiële administratie. Zo zie je of alle premies, vergoedingen en verlofkosten juist zijn verwerkt wanneer je werkgeverskosten berekenen wilt.
Werk de berekening bij na een salarisverhoging, een wijziging in de pensioenregeling of een ander verzuimpercentage. Gebruik de totale kostprijs medewerker voor begrotingen, tariefbepaling en capaciteitsplanning. Ook helpt de uitkomst bij het beoordelen van de winstgevendheid per medewerker, project of afdeling.
